DESCRIPTIONS
DES TÂCHES
DU CONSEIL
D'ADMINISTRATION
Responsabilités générales d'un administrateur :
• Assister aux réunions du conseil (environ 8 par année);
• Collaborer à la bonne marche des activités;
• Participer à différents comités de travail lorsque c’est nécessaire.
Responsabilités spécifiques :
Président :
occupe le premier rang dans l’organisation du Club. Il dirige les actions du conseil d’administration et coordonne l’exécution des décisions prises conformément aux règlements généraux du Club. Il préside aux assemblées du conseil et l’assemblée générale annuelle. Il signe les documents engageant le Club. Il participe aux comités de travail. Il peut rédiger la correspondance du Club lorsque nécessaire. Il gère les dossiers spécifiques avec les personnes-ressources de la Ville de Longueuil. Il s’occupe de tous les événements spéciaux. Il assume un leadership auprès de différentes instances et auprès du conseil d’administration du club.
Vice-président :
assume toutes les responsabilités du président advenant son absence ou le remplace, à sa demande, pour exécuter une tâche spécifique. Il participe aux comités de travail. Il représente le Club dans ses relations extérieures.
Trésorier :
tient les comptes, émet les chèques, gère les finances et contrôle le budget du Club. Il est un des principaux signataires des chèques et prépare le bilan financier annuel du Club.
Secrétaire :
rédige les ordres du jour et les fait parvenir aux membres du C.A. Il rédige les procès-verbaux des réunions du C.A. Il rédige la correspondance du Club. Il a la garde des documents d’archives. Il s’occupe de la réservation de la salle pour les réunions du C.A. et de l’assemblée générale annuelle.
Conseillers :
Les cinq autres conseillers ont des fonctions diverses et ils participent à la gestion du club dans le conseil d’administration.
Ils ont différents rôles dont certains sont considérés très importants pour la continuité des activités du club entre autres s’ils ont des impacts financiers importants
ou qu’il exige de recruter des bénévoles pour participer à des comités divers ou d’opérer des activités régulières. Un autre rôle des administrateurs est
d’initier d’autres personnes (bénévoles sans titre) à assumer des fonctions par un entraînement et des conseils.
S’ajoutent à ces neufs personnes du conseil d’administration les bénévoles qui sont essentiels par leurs compétences, et leurs actions dans la réalisation
des activités du club.
Les bénévoles, sont des gens volontaires et qui acceptent de porter assistance aux membres du conseil d’administration en fonction de leur disponibilité
et de leur préférence d’implication. Pour le bon fonctionnement du COL, il est essentiel de maintenir un groupe de personnes prêt à assumer différentes
responsabilités pour la continuité des activités d’animation et de fonctionnement du club.
------ACTIVITÉS À ÊTRE PARTAGÉES ENTRE LES MEMBRES DU C.A. ET LES BÉNÉVOLES :
ACCUEIL :
Accueillir les membres et les visiteurs à l’entrée de la salle de conférence.
ADHÉSIONS :
tient à jour le registre des membres et perçoit les cotisations. Il émet les cartes de membres et effectue les envois postaux de la trousse du nouveau membre. Il fait parvenir les paiements au trésorier pour dépôt. Il s’occupe de l’impression des étiquettes d’adresses pour le bulletin et de l’achat de fournitures de bureau. Il fait aussi les photocopies des documents envoyés et s’occupe d’autres tâches connexes.
BULLETIN (Le Chardonneret) :
coordonne les activités de rédaction, publication et distribution du bulletin en communiquant, entre autres, avec les réviseurs des textes et le responsable de l’envoi postal. Il s’assure d’obtenir des responsables des excursions et des conférences le calendrier des activités de la période couverte par le bulletin. Il fait la mise en page du bulletin et communique avec la Ville de Longueuil pour la reprographie.
COURRIEL :
Répondre aux questions des membres et du public en général et référer les questions aux responsables lorsque c’est nécessaire.
COURRIER :
Ramasser le courrier et le distribuer aux personnes concernées.
CONFÉRENCES :
recherche des conférenciers et négocie leurs honoraires, en respectant le budget qui lui est alloué. Il élabore un calendrier et le transmet au responsable du bulletin. Il fait la réservation de la salle et des équipements exigés par le conférencier auprès de la Ville de Longueuil. Il effectue les achats nécessaires à la préparation de la collation (café et jus) à offrir aux membres lors des conférences.
CONFÉRENCES :
(goûter, boissons etc.)
COORDONNATEUR DES CAMÉRAMANS :
CyberCOL :
Gérer le forum
EPOQ :
fait la promotion sur la nécessité de compléter les feuillets EPOQ. Reçoit les feuillets et les transmet au Regroupement Québec Oiseaux qui en fait la compilation.
EXCURSIONS :
recherche des guides et élabore un calendrier qu’il transmet au responsable du bulletin. Il compile les comptes-rendus des excursions pour le bulletin et les envoie au responsable de la mise en page .
EXCURSIONS SPÉCIALES :
GRAVURE SUR DVD DES CONFÉRENCES :
LIGNE TÉLÉPHONIQUE DU C.O.L :
S’occuper de changer le message sur la ligne du C.O.L en donnant de l’information sur les activités du Club, répondre aux messages laissés régulièrement par toute personne désirant obtenir des informations et référer aux responsables visés lorsque c’est nécessaire.
NICHOIRS :
Prendre en charge le sentier des nichoirs des merlebleus.
PRÉSENTATION DES CONFÉRENCES :
PRÊT D'ENREGISTREMENT DE CONFÉRENCES :
PROMOTION DES ACTIVITÉS (journaux) :
PUBLICITÉ :
Coordonner le renouvellement des contrats de publicité auprès des annonceurs et s’occuper de solliciter des dons auprès de ces derniers afin de les offrir lors de soirées spéciales.
RECENCEMENT DES OISEAUX DE NOËL :
Réserver la salle, organiser le souper et le recensement.
SITE WEB :
Reçevoir les contenus et mettre à jour la page Web en y mentionnant les principales activités.
SOS-POP :
Recruter et gérer les bévoles pour le suivi de sites de nidification des oiseaux en péril du Québec.
VENTE DES LIVRES ET PRÊT DES VIDÉOS :
Gérer l’inventaire et la vente des livres. Être responsable de la petite caisse. Gérer la banque des bulletins et des vidéos et s’assurer de les mettre à la disposition des membres lors des soirées de conférences. Tenir un registre des emprunts.
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